Waarom Agile Portfolio’s Vastlopen (En Hoe Je Ze Weer In Beweging Krijgt)

De verleiding is groot: zodra een goed idee zich aandient, starten we een nieuw project. Het voelt als daadkracht. Maar als je organisatie al reeds tientallen projecten parallel heeft lopen – zonder ze eerst af te maken – bouw je geen waarde op, maar alleen maar werk in uitvoering. Ook toetsing of projecten die gestart worden vanuit een goed idee of die bijdragen aan visie en strategie is soms ook niet aan orde.

Tijdens een recente opdracht bij een organisatie brachten we de lopende initiatieven in kaart en zagen we het volgende: > 20 lopende initiatieven, >60 epics (projecten), 150 FTE nodig, 20 FTE deels beschikbaar (ook nog ingezet op operationele taken.

En toch liep alles. Elk teamlid werkte aan meerdere initiatieven/epics. De illusie van voortgang regeerde, maar afronding en snelheid in oplevering in afronding? In vele gevallen zeldzaam.

Van schaarste naar verdunning

In Agile Portfolio Management draait het om het maximaal benutten van je beperkte resources voor het behalen van maximale waarde. Maar als je alles tegelijk wil doen, raakt de focus verloren, stijgen doorlooptijden en worden kwartaaldoelen niet gehaald. In SAFe PI planningen, kwartaal OKR-meetings, QPE's of andere planningssessies klinkt het vaak: “we committen op alles”.

De werkelijkheid? Meer dan de helft schuift door naar het volgende kwartaal. Meer dan 50% dus. Het commitment dat was uitgesproken was dat dan wel echt? Hadden we echt gekeken naar de beschikbare capaciteit, hadden we echt alle risico's in kaart gebracht? Was dat geen we beloofden eigenlijk wel haalbaar? Hadden we ons vergist in de complexiteit van wat er van ons gevraagd werd? Zomaar een paar voorbeelden van vragen die achteraf werden gesteld bij een kwartaal review. Gelukkig heb ik ook voorbeelden in organisaties gezien waar men wel keuzes durfde te maken zodat er minder dan 30% doorschuift. Keuzes maken heeft tevens moed en lef nodig. Bij die keuzes is het ook onvermijdelijk dat je rekening moet houden met stakeholders die ook van alles verwachten.

Parallel werken aan projecten killt doorstroom

Alle Projecten tegelijk starten is makkelijk. Maar afronden vereist focus, discipline, en vooral: capaciteit.En precies daar gaat het mis. Want bij een overvol portfolio ontstaan een aantal klassieke problemen:

Te weinig overzicht en sturing op capaciteit

Backlogs in Jira, seperate planningen in Excel vaak ook alleen op de laptop van een projectmanager, voortgangsrapportages in PowerPoint – maar nergens een integraal overzicht. Zonder één gezamenlijke bron van waarheid kun je geen serieuze kwartaalplanning maken.

Wat nodig is:

• Eén centrale portfolio-inrichting met resourcevraag versus beschikbaarheid

• Hypothese check (waardebijdragend of niet, stoppen of doorgaan)

• Visualisatie van afhankelijkheden, vooral ook in samenwerking met externe partijen

• Integratie met kwartaalplanningen en capaciteit toekenning

Geen scherpte op prioriteit

Als alles belangrijk is, is niets belangrijk. Zonder duidelijke link tussen projecten en strategische doelen is het onmogelijk om keuzes te maken.

Wat helpt:

• Maak strategische thema’s concreet en wijs per thema een eigenaar aan

• Laat teams bij elk initiatief expliciet benoemen welke strategische waarde ze leveren. Dit is naast sprintdoelen iets wat nog onderbelicht is maar door er aandacht aan de besteden levert het wel bewustwording op.

• Gebruik Lean Budgeting om capaciteit te koppelen aan de te leveren waarde

Te weinig focus door teveel parallel werk

Een teamlid dat aan vijf projecten tegelijk werkt, levert op allemaal halve stappen. Wat je dan krijgt: vertraging, frustratie en gebroken kwartaalbeloften. Waar is de focus?

De oplossing? Werk serieel, niet parallel. Kies bewust welke initiatieven doorgaan. En zet de rest tijdelijk on hold. Eerst afmaken, dan pas door. FINISH first

De rol van de Agile Portfolio Manager: keuzes mogelijk maken

Hier ligt een cruciale taak voor de Agile Portfolio Manager. Niet als spreadsheetbeheerder, maar als ontwerper van de flow door het portfolio.

Concreet betekent dit:

• Resource-matching op kwartaalbasis

Werk met resource hints of capaciteitsblokken. Breng per kwartaal de bemensing van initiatieven in kaart. Laat zien wat echt past.

• Limiteer Work in Progress op portfolio-niveau en op Initiatief en Epic niveau

Gebruik WIP-limieten: Hoeveel initiatieven mogen tegelijk actief zijn per strategisch thema of per ART/teamcluster? Hoeveel kunnen we tegelijkertijd aan met de huidige resource capaciteit?

• Ritme aanbrengen in besluitvorming

Koppel kwartaalplanningen aan formele go/no-go momenten. Start geen nieuw initiatief zonder dat er iets is afgerond.

• Omgaan met afhankelijkheden van derden

Veel projecten stranden omdat externe partijen hun deel niet tijdig leveren.

• Breng afhankelijkheden expliciet in kaart tijdens kwartaalplanning

• Maak externe commitment onderdeel van de go/no-go criteria

• Zet initiatieven on hold als afhankelijkheden buiten jouw invloed liggen

Waarom stoppen zó lastig is (en hoe je het makkelijker maakt)

Kiezen wat je niet doet, voelt als risico. Daarom blijft veel werk in de lucht hangen – ondanks dat iedereen weet dat het teveel is.

Je kunt dit doorbreken met eenvoudige interventies:

• Maak ‘stoppen’ positief: “Door A te pauzeren, kunnen we B en C wel afronden.”

• Gebruik ‘hypothese-taal’: “We pauzeren deze hypothese tot we meer zekerheid hebben.”

• Introduceer maandelijks en kwartaal-timeboxing: Niet eindeloos doormodderen, maar iteratief (per maand of per 3 maanden) een beslismoment.

• Laat capaciteit visueel ‘leeglopen’: Toon aan welke capaciteit bezet blijft als je niets afsluit.

Samenvattend

Agile Portfolio Management is geen optelsom van projecten. Het is een spel van keuzes.

En kiezen betekent vaak: nee zeggen en ja te zeggen tegen iets wat waarde bijdraagt.

Wil je als organisatie sneller waarde leveren, meer focus creëren en kwartaalbeloften waarmaken?

Begin dan met één simpele afspraak: eerst afmaken, dan pas iets nieuws starten.

En laat je Agile Portfolio Manager die afspraak bewaken.

Wil je ontdekken hoe jouw portfolio met minder projecten méér waarde kan leveren? Laat het me weten – ik help je graag jouw portfolio wendbaarder en voorspelbaarder te maken. Neem gerust even contact op.